运用信息化管理模式解决固定资产管理差异
摘要：信息化管理手段在企业管理中得到越来越广泛的应用。文章结合公司改革阶段在固定资产管理中遇到的问题，提出了解决思路和解决途径，并对信息化管理在固定资产管理中的应用进行了具体阐述。
本文源自科技视界,2020(22):181-184.《科技视界》杂志是2011年6月13日经国家新闻出版总署审批的科技类期刊，由上海市科学技术协会主管、上海科普作家协会主办。《科技视界》杂志以基层科教工作者为读者对象，普及科学知识，追踪国内外科技热点问题，关注科技界前沿新动态、新技术、新成果，为广大科技工作者搭建一个学术平台。
固定资产作为企业掌握的重要资源之一，在企业资产总额中占有较大的比例。核电企业占比达70%以上。管理好固定资产对于加强企业的生产经营、提升企业的经济效益、促进企业的稳固发展具有重要意义。目前传统的固定资产管理模式无论是从质量上还是效率上，都难以适应经营管理新形式的需要。公司改革调整过程中，对原有固定资产管理差异进行整合时，逐步形成了基于信息化全过程管控的固定资产管理模式。本文对该模式进行了详细介绍，并提出了管理建议。
1、固定资产管理差异存在的背景
根据中核集团“集团化运作、专业化经营”的总体思路，秦山核电基地率先开展了核电专业化改革。2010年成立了专业化的运行管理有限公司即中核核电运行管理有限公司(以下简称“中核运行”)，并集中秦山资源优势，实现中国核电“资源集约化、技术专业化、运行标准化和管理精益化”为目标。2012年，中核运行受业主公司委托开始负责秦山核电有限公司、核电秦山联营有限公司、秦山第三核电有限公司(以下分别简称“一期”、“二期”、“三期”)7台机组的运行管理，同时承担方家山核电工程两台机组的生产准备和调试接产任务。中核运行在核电专业化改革工作稳步推进的过程中，按既定目标对部分资源进行集中管理。作为公司的重要资源，固定资产按管理需要进行了整合，但原一、二、三期固定资产种类繁多，数量巨大，管理标准各不一致，固定资产管理流程也存在着较大的差异。三家公司人员和机构合并后，这些差异给固定资产管理带来了很大的挑战，加重了固定资产管理的难度、风险。
2、固定资产管理差异分析
2.1 固定资产管理差异的具体内容
原一、二、三期固定资产业务，分别按不同需要满足不同的管理要求，但源头上管理标准的不一致，使固定资产管理无论从资产分类、资产编码、资产确认还是资产报废上都存在着较大的差异(如表1所示)。
表1固定资产管理具体差异表
2.2 管理差异给后续固定资产管理带来的问题
(1)管理标准不统一。主要体现在各家固定资产分类标准不统一、固定资产编码规则不统一、各家资产确认时点不统一。如一、二、三期及中核运行的固定资产分类分别为10类、8类、8类、6类。没有一套完整、统一的管理标准来明确各职能部门的职责和规范固定资产管理的流程。多标准的管理造成固定资产管理混乱。
(2)管理流程不统一。主要体现在固定资产从立项采购申请、形成到实物报废退出，基本保持一、二、三期原先的做法。如提报废申请时，一期系统工艺设备由项目经理或实施部门提出申请，三期由维修部门统一提出申请。多方式存在的流程造成固定资产流程繁杂且接口不清。业务办理流程各异，必然使各业务人员在办理过程中出现业务不畅的问题。
(3)管理平台不统一。主要体现在各家使用的系统不一致。如一、二、三期及中核运行分别使用CEAS、CMS、TEMS、NC系统。中核运行成立之初使用的用友公司资产管理NC系统，主要适用于财务静态记账形式，与用友公司财务软件有很好的数据共享和连接。但缺乏流程控制，各种流程文件采用纸质形式。自2012年底投入运行后，系统不稳定、使用不方便、更新不及时，后一直处于停用状态。
(4)管理理念不统一。主要表现在改革初期，人员和机构合并后，原一、二、三期员工在固定资产管理过程中因固有管理文化和管理理念不一致，及个人本身的差异性，使固定资产的管理思路、管理方式、方法不统一。
(5)历史遗留问题。如二期在原固定资产管理中财务台账和实物台账分开管理，管理方式的不一致使得财务账和实物账存在较大的差异(如表2所示);另外公司改革整合初期，固定资产清查核实工作的不到位，也使得资产数据不准确。
表2截至2013年底代理二期的资产数据状况
3、固定资产信息化管理模式的总体设计
为了改变这种局面，提高管理水平，使固定资产管理工作更系统化、科学化。鉴于原三家公司固定资产管理上的差异，资产归口管理部门提出了以下解决途径，并根据这些途径形成了固定资产信息化管理最终的总体设计思路。
3.1 固定资产管理差异的解决途径
(1)梳理管理程序，统一管理流程。为解决固定资产管理差异，首先梳理制定了统一的固定资产管理标准与流程。在吸收原固定资产各流程特点基础上，形成了固定资产流程。明确了固定资产管理全寿期的管理理念，升版了《经营与资产管理大纲》和《固定资产管理》程序。
(2)统一固定资产分类、定义标准，制定目录原则。结合中核集团《固定资产目录》和原一、二、三期制定的标准，资产归口管理部门在分别分析离线设备和在线设备的分类标准后，确定并整合了各类固定资产的分类、定义标准，制定完善了固定资产清单目录。ERP系统上线后，对ERP物料主数据的固定资产属性进行了最终梳理，整理出了《ERP物料主数据固定资产清单》，确定了ERP物料主数据固定资产属性转换方案，完成了数据转换工作。
图1固定资产管理数据模型图
(3)主动介入，以EAM、ERP信息项目实施为契机，开发统一的固定资产信息化管理平台。现行的ERP系统已经实现的业务流程包括购入或建造完成资产增加、资产盘亏、折旧提取等，依据ERP固定资产管理数据模型所示完成对固定资产台账的更新(如图1所示)。然而在这些业务流程中，线上仅仅实现了固定资产数据的增加、减少等信息的录入和核算功能。固定资产归口管理部门和各使用部门所需的数据信息仍需在线下采集[1]，这就使得资产数据难以及时更新。因此需要建立专门的平台与ERP系统进行对接，线上完成固定资产的新增、转移、报废审批流程，实现终端管理。于是在资产归口管理部门的推动下，BPM平台固定资产信息化管理模块应运而生。
3.2 设计思路
固定资产信息化管理模式设计的总体思路是与ERP系统进行无缝衔接，实现中核运行固定资产实物从新增到转移、报废退出全过程动态管理。
3.3 BPM平台介绍
BPM，即业务流程管理，是企业架构在应用系统中的具体深化应用，更强调管理、业务与技术的融合[2]。BPM与ERP系统的结合是非常密切的，作为ERP系统的接口，BPM为ERP应用带来灵活性与便捷性，客户端界面的友好性，并能实现与ERP系统的集成。
3.4 实施过程
目前，信息化已渗透到企业管理的方方面面，信息化所带来的效率与便捷更是无可争议。考虑ERP系统的上线，且现阶段存在ERP对固定资产实物管理流程不完备的情况。在此基础上，我公司资产管理部门与信息部门合作对固定资产信息化管理模块进行了开发，先后完成了方案功能设计、流程蓝图确定、系统功能脚本编制、系统测试。经两次大规模的培训后，历时4个月，于2015年8月10日正式投入使用。上线以来，业务人员在办理业务过程中，脱离了原先的纸质书面传递工作局面，极大地提高了工作效率，取得了预期效果。
4、固定资产信息化管理模块功能介绍
按用途划分，固定资产信息化管理模块可分为日常管理、台账管理两方面(如图2所示)。
图2中核运行信息化管理模块功能结构图
4.1 日常管理
日常管理是通过对全公司各类固定资产进行日常业务的计算机处理，实现固定资产动态管理，使固定资产账物相符[3]。日常管理业务共有四种，分别是固定资产卡片创建、新增资产的领用、固定资产转移(封存)、固定资产报废。日常管理主要供申请人和各部门固定资产管理工程师使用，便于业务人员对日常业务进行操作，固定资产管理工程师及时掌握本部门的资产动态，也便于资产归口部门人员对公司固定资产进行实时跟踪，并按需求形成统计报表。
4.2 台账管理
台账管理包括实物信息数据更新、部门(公司)资产查询、全过程报表。用户可根据资产编号、资产所属公司、使用部门、归口管理部门、原资产编码、原资产卡片号等多种条件进行组合查询。资产归口管理部门人员可在数据有较大出入时直接进行资产名称、制造厂家、规格型号、使用人、使用地点、使用部门等信息的更新。根据需要可生成新增、转移、报废、数据变更报表，并以文件形式进行输出。查询和更新数据的功能主要供固定资产归口管理部门人员使用。
5、信息化管理在解决固定资产差异时取得的成效
信息化管理很大程度上解决了改革合并前的固定资产差异，减少了工作量，提高了工作效率。举例而言：原一期固定资产报废由申请人手工填写《固定资产报废申请审批单》，根据固定资产分类送往相关处室进行报废鉴定，鉴定完成后再送财务部门进行手工核价，再交由资产归口管理部门审核并逐级由领导审批，审批完成后资产归口管理部门人员填写报废撤离通知单交由申请人送往仓储部门进行实物撤离。系统流程上线后，大大减少了手工带来的时间和人力损失。申请人在系统提交报废申请，上传报废鉴定附件，财务在系统上进行核价，资产归口管理部门和领导在系统上进行审批。审批完成后，点“通知仓库撤离”、“通知财务账务处理”完成所有报废流程，操作简单快捷。工作效率提高1倍以上。
根据目前各流程在系统中的应用，取得的主要成效有以下几方面。
5.1 完善了管理网络
目前，中核运行建立了固定资产完备的管理网络体系。其中，固定资产归口管理部门为一级管理部门，各业务归口部门为固定资产的二级管理部门，使用部门为固定资产的三级管理部门。每个部门都配备了固定资产管理工程师。在一个数据库下，根据网络分级，设置了不同的管理权限和业务分工，各级管理网络间的联系更为紧密。网络成员的互动更为频繁有效。
5.2 实现了信息同步
信息化管理解决了固定资产差异导致的数据更新缓慢的问题，各业务流程在BPM平台操作完成后，数据信息、资产状态能自动返写到ERP系统中，保证了信息传递顺畅，实现了信息的同步性。同步率达到90%以上。
5.3 方便了数据查询
对公司各部门而言，在同一平台上，系统可根据不同的条件对固定资产进行筛选、查询，能快捷地查到每一张卡片的相关信息。便于资产管理人员对资产状态的掌握，并能及时提出固定资产新增、转移、报废需求。
5.4 提高了管理效率
固定资产信息化管理节约了大量的劳动力，解决了以往手工台账易出错的老问题，简单落后数据库管理模式及三家公司管理差异带来的工作量大、接口不清的问题。
5.5 涵盖了自动预警机制
在系统内针对业务流程设置了预警机制，使得系统在特定的步骤下，能自动提醒固定资产管理工程师、各级审批人员、固定资产归口管理人员、财务人员做好数据的提交、审核、更新等工作。
6、固定资产信息化管理模式的延伸
随着固定资产管理的不断深化，人工操作的弊端也更加凸显。结合现有固定资产信息化管理模块和实际工作中遇到的问题，我公司固定资产归口管理部门对固定资产信息化管理提出了新的需求。
6.1 与固定资产报废计划紧密结合
报废计划直接与报废预算挂钩。前期在工作中存在申请部门提出的报废申请不在今年报废计划内，无形中增加了报废预算的压力。目前固定资产管理正逐步走向标准化，后续在报废审批阶段将严格按报废计划进行控制。各部门在系统内完成报废计划的填报，系统提取列入计划的固定资产实物和财务数据。资产归口管理部门人员审核并完成报废计划的汇编。在对固定资产报废进行审批时，系统会自动识别此项拟报废资产是否在报废计划内。此流程便于严格控制报废预算，提升管理精益化水平。
6.2 完成人员与使用处室对应报表的输出
人员在调动或离职时，原流程是根据人力资源每月发出的人员调动表进行人员和资产数据的人工匹配。人员调动表中的信息本身已滞后，这就导致资产数据的更新相对缓慢。人员与使用处室对应报表的开发能及时发现人员与使用处室不匹配的资产信息，能实时进行提醒与跟踪。它的开发一方面减轻了工作量，另一方面又能保证数据的更新及时。
6.3 对接固定资产移动盘点
目前，固定资产信息化管理模块还未与固定资产盘点进行衔接。后续在清产核资时，将把要盘点部门的固定资产数据下载到条形码采集器上，现场进行扫描。扫描完毕后，可现场对数据进行修改，也可将采集到的信息上传到固定资产信息化管理模块中自动进行更新，实现固定资产移动盘点工作。对照系统中的数据，计算机会自动整理出盘盈、盘亏的固定资产，相对人工盘点而言，使用起来将更简单方便[4]。
7、结论
固定资产是企业的重要生产力要素之一，是企业赖以生存的物质基础。对固定资产进行信息化管理，是实现中核运行固定资产合理配备、节约使用、提高效率的有效途径。目前公司固定资产信息化已取得初步成果，系统运行稳定，符合工作实际，能满足中核运行固定资产管理的实际需求，大大提高了固定资产管理的工作效率。
参考文献：
[1]霍江林.实现ERP系统与固定资产管理有效结合的几点建议[J].中国管理信息化.2008.
[2]冯健.开放的BPM:企业架构和SOA战略的基石[J].中国计算机用户.2009.
[3]薛创文.固定资产信息管理系统的开发及应用[J].有色设备.1997.
[4]黄海涛.基于网络化平台的高校固定资产管理模式构建[J].教育理论与实践.2010.