例探析中小学食堂成本控制和仓库采购管理
摘要：随着我国经济的快速发展,国家越来越重视中小学食堂成本控制以及仓库采购管理工作。为了进一步的提高控制以及仓库采购管理工作,必须要根据实际情况解决校内食堂间由于竞争力缺失导致的饭菜质量参差不齐情况,制定合理化的原材料成本、用工数量以及价格核算方法。因此本文主要针对中小学食堂成本控制和仓库采购管理工作进行简要分析,并提出合理化建议。
本文源自今日财富,2020(20):85-86.《今日财富》(半月刊)1985年创刊，是由内蒙古新华报业中心主管、主办，国内外公开发行的综合性经济类刊物。《今日财富》杂志是经国家新闻出版总署正式批准，是财经管理、金融研究、教育科研和相关经济科研类的综合性学术期刊。本刊主要介绍、探讨和研究财经管理、金融研究、教育科研等问题，推进经济、教育、科技理论建设和实际应用水平，加强经济教育科研管理，为我国的经济教育和科技事业服务。
一、前言
随着城市化进程的不断加快,居民的生活水平得到了显著提升,中小学生对于饭菜的质量也开始提出了新需求。为了进一步的控制中小学食堂成本,必须要建立起完善的管理制度以及核算方法,科学设定食堂成本管理目标,实现标准化的成本管控,尽可能的精简采购人员,利用相应加工设备提升工作效率。除此之外,在仓库采购管理过程中,必须要将餐饮行业的成本控制模式,原料成本管理以及采购管理进行模式创新,提升管理工作的高效性。
二、中小学食堂成本控制发展情况
(一)食堂经营偏差严重
在中小学食堂成本控制过程中,由于餐客流量相对固定,中小学食堂经常会由于原材料价格上涨而忘记将食堂的饭菜价格进行调整,导致食堂出现亏损。在食堂餐客流量以及用工数量相对稳定的基础上,由于食堂饭菜价格未能调整,部分高校未能根据食堂消费价格指数进行资金补贴,高效的食堂CPI涨幅经常不稳定。自营食堂与外包食堂由于经常存在采购物资发票使用以及员工管理方式的差异,导致供应商的经营状况存在偏差。自营食堂员工由于企事业单位人员的入职年限的不同,员工所缴纳的社保以及公积金费用金额相差较大。据员工的社保、公积金费用使用情况显示,入职10年以上的员工每年比刚入职员工多缴纳2000多元社保和公积金费用,且该项费用每年大约多支出60万元左右。而外包食堂在食品采购方面以及人工管理方面大多数都是选用年轻人员,对员工社保公积金管理较为灵活,且食材采购等方面可节省更多的费用。
(二)食堂人员成本控制水平低
在中小学食堂成本控制过程中,与其他行业相比,高校的食堂管理人员大多数都是由技术人员或者厨师提拔而来,该类人员对于物资的成本核算能力差,数据分析能力掌握较弱。由于该类人员对于中小学食堂的食品材料成本、用工成本以及水电气等成本掌握不准确,在资金消耗过大时或是食堂经营亏损时会试图掩盖,且不能明确了解该种现象产生的原因。除此之外,由于食堂分工工作存在不明确,一人多职现象常常出现,管理人员忙于应付各项对外食堂事务,对于原材料以及人工成本控制存在管控不严,缺少营业发展增收途径,导致部分窗口以及岗位工作效率低下。厨师、厨工以及服务人员的工资水平差距小,奖惩机制设立存在明显的形式主义,且基本上没有应用,员工的工作积极性无法调动。
(三)多种矛盾迸发
在中小学食堂成本控制过程中,中小学食堂饭菜售卖方式、饭菜需求量以及员工的工资待遇等矛盾迸发,导致了食堂成本控制无法准确掌控。由于受到食品价格、客流量、供餐时间以及就餐习惯等因素的影响,食堂在人员岗位设置等各个方面都需要按照实际需求进行重新配比,需要尽可能的减少人工成本支出。而在饭菜制作方面,要及时的聘请高水平的厨师人员,加强对食堂厨师操作能力与水平的培训,尽可能的提高厨师的手艺,实现以最小的成本制作出更加美味的菜肴。由于中小学食堂规模小,人工成本较为固定,在薪资待遇等方面要参考周边的市场行情,呼吁管理人员积极使用绩效奖励激励机制,加强员工的归属感与认同感,减少生产技术人员流失率,从而减少生产需求与生产技术不匹配矛盾。
三、中小学食堂采购发展情况
(一)采购管理体制机制缺失
在中小学食堂物资采购中,由于缺乏完善的采购机制,管理人员或者采购人员在进行物资采购时经常出现领导人员过度干预情况、熟人人情面子情况以及采购监督部门面子情况等。物资采购时并没有完善的流程体系,人员对于物资采购的价格掌控、三方比价以及供应商选取等都缺乏制度保障,且财务人员在进行付款时,只按照规定手续进行付款,基本不问采购成本高低情况,物资采购缺乏明确的管理体系,人员的基础判断能力缺失,且工作人员常常会出现事不关己高高挂起等情况。与其相类似的还有婴儿产品生产公司,其每年公司的花费高达8亿元,利润收入客观,公司对于仓库采购管理不重视,但是在经济不景气时期,其物资采购耗费巨大,主要转向原材料、运输成本以及其他标签等物资节省,但无较大效果。
(二)采购计划缺失
在中小学食堂物资采购中,相关的采购部门缺乏采购计划,常常出现盲目采购或者过度采购等情况,食堂物资库存量大、库存损耗高,资金浪费以及材料浪费严重。在采购过程中,由于采购制度不完善,部分大件商品采购经常出现暗箱操作、现金交易等情况,公开竞标机制缺乏,且采购人员并不会进行完善的市场调查,缺乏对价格形势分析,无法享受供应商的批发价格,导致采购成本支出持续性波动非常严重。
(三)食堂用人体制缺失
在中小学食堂物资采购中,采购人员缺乏专业性知识,对市场信息了解不够透彻,且没有高度的责任意识,经常在采购工作过程中不进行三家货比,导致对于物资的季节差价、时段差价以及进货差价等掌握不明确,加大了无效资金的支出。在原材料鉴别过程中,由于厨房成本支出的加大直接影响了菜肴的质量,给食堂经营带来了一定的风险。部分采购人员在进行物资采购时,经常与供应商进行内幕交易,直接损害了公司的经营利益。且食堂采购人员很少进行轮岗换人,采购人员工作都是几年或者十几年,很多人在工作中摸清了食堂管理工作中的漏洞,直接利用该项漏洞获取较大的额外资金。
四、食堂成本控制以及材料采购管控举措
(一)提高采购人员选聘标准
在食堂成本控制以及材料采购管理过程中,必须首先要选择高素质的采购人员,不能仅凭领导意志进行人员选择,需要综合各方面的考察情况进行岗位人员确定。对于在本单位工作多年、表现良好且家里人有在本岗位工作的年轻人员进行采购员推荐,或者工作坚持原则、关心食堂经营、政治觉悟高且担任一定的负责人和领导人职位的人员进行采购人员竞聘推荐。采购部门或者人员有严格的规章制度进行制约,根据食堂的经营特点进行制度制定。例如,采购人员在进货过程中,要由两人或两人以上团队进行共同采购,制定绩效考核指标,在保证原材料标准的情况下对市场同类物质的价格与供应商进行谈判,确保食堂在批量采购物资时双方利益得到最大化获取。除此之外,还必须要配比对应的市场分析调查人员,根据市场的变化趋势,每周定期提供数据报告给采购部门进行参考且对采购人员的物资采购进行监管。
(二)控制食堂材料采购成本
在食堂成本控制以及材料采购管理过程中,必须要控制食堂的采购成本,按照规定的采购规格说明以及规格标准进行物资采购,对采购物资的原料产地、包装等情况进行货比三家,在交货环节中做好质量把关,控制采购数量,确保所采购的物资可供应,既能够满足食堂的日常生产需求又不会造成物资的积压,减少资金浪费以及费用缺失情况。如果食堂仓库物资库存过多,很容易出现食品变质腐烂情况,对此,可根据需求加快采购频率,缩短采购周期,确保食堂物资的高效供应,提高食材的安全性与新鲜度。除此之外,还要建立起严格的采购管理制度,设定采购管理职能部门,明确岗位职责,提高采购管理质量,按照规定开展采购管控工作。在食堂物资采购中,要确保原材料的质量符合所设定的采购标准,在保质保量的基础上尽可能的争取最低的价格,提高与相关供应商的长期性合作机会。其中可借鉴马力马达制造公司的发展情况,其在进行采购物资成本节省中会制定完善的采购计划,将所耗费零部件进行全面剖析,对不同的环节都招聘专业人士,专人专职专岗,使得采购部门从供应商获取、物资获取以及谈判形成了一整套完善的机制。
(三)做好材料的验收存储工作
在食堂成本控制以及材料采购管理过程中,必须要对中小学餐饮食堂所购入的原材料进行验收,提高原材料的质量,控制原材料的成本,制定超标准的质量设定以及采购控制措施。财务部门要认真核对发票以及送货单上的数量以及价格,一旦发现问题就要通知采购部门及时与相关供应商进行联系,做好发票补开或者其他措施,及时纠正错误,防止由于验收不严格而造成的损失。食品原材料一经验收要放置仓库进行存储,做好食品的保鲜工作,减少原材料浪费情况。一旦相关物资材料达到卫生要求,要确定对应的商品货物管理制度,实行先进先出原则,做好原材料的发放以及管控工作,确保厨房生产供应以及数量供应情况,做好物资登记,使得所有的材料都能够准确入账。在成本单据处理中,要注重销售与成本控制的结合,及时对原材料的验收工作以及存储工作进行定期巡视,一旦发现原材料缺失或者即将用尽,必须要启动下一次物资采购。
五、结语
综上所述,现阶段国家越来越重视中小学食堂成本控制以及仓库采购管理工作。为了进一步的提高控制以及仓库采购管理工作,必须要根据实际情况提高中小学食堂原材料物资的控制情况,做好物资的仓储管理工作,培养高素质的采购管理人员,做好人员的物资采购监督管理行为,防止原材料验收工作不合理性存在的偏差,定期或者不定期做好物资入库出库台账登记,提升人员的工作效率,促进各项工作可持续进步。