计算机技术在档案信息化管理中的应用浅谈

　　摘要：进入大数据时代，如今档案信息化管理不断渗透到每一个领域，为了能够让信息的获取不受时间空间的限制，在档案管理的领域普遍会使用到计算机，这一举措有两大好处，一方面使得档案管理的效率被大大的提高增强，二是档单信息化管理较之一般档案管理具备卓越的优势。通过查阅文献发现，对于档案信息化的定义概括而言就是档案信息化管理就是通过计算机程序识别读取将实体的资源转化成数字化数据电子信息资源，并且保证这些数字化资源后续在任何一台智能设备都可以被读取使用。经过整合处理加工大量的数据资料，在后台建立专属的信息资料数据库，在此基础上形成信息管理系统，统一将信息资料数据加以收集、分类、整理、存储，方便之后需要的时候及时进行查阅使用。

　　关键词：计算机技术，档案信息化，管理

　　利用计算机网络进行数据的传递与交流，就是今天我们所讨论的档案信息化的关键，也就是核心所在。这一过程，需要首先背靠互联网平台，通过无线网络传输，让档案信息在世界范围内畅通无阻的进行输送接收，不管身处何处身在何地都能及时查阅到你需要的信息和数据，有利于管理部门、资料的需求者们之间建立沟通的桥梁和纽带，充分发挥档案的价值和意义，档案信息化管理所具备的内涵和特点对传统的档案系統和管理人员提出了新的要求，并且随着经济的发展以及人民需求的变化，在档案信息化的建设过程中，也时刻面对人民的考验时代的变换，衍生出一些需要讨论和解决的新问题。

　　一、档案管理现状

　　档案检索的方式目前来说有两种，第一种是手工检索，第二种是计算机检索方式，但是，依照现今的情况来看，手工检索这种传统的方式仍然有很多地方在使用，虽然各档案部门不停的革新选择各种方式优化手工检索，开发了新的检索工具，各种形式得以出现，但是仍然陷入求多不求精的误区之中，以档案检索工具的数量去提高档案检索的质量，实乃错误。

　　目前来看，大多数的办公部门工作的方式归纳来说就是移交档案，编目立卷、存出入库、査阅调卷。采取计算机办公的方式在于处理文字工作，财务计算管理工作等需要数据的工作上面，管理的载体仍旧是纸，其他智能的方式，例如光盘、U盘、3D识别技术虽然在工作之中也有应用，但是应用的较少，建立的后台数据库容量与现如今所需要的档案信息化数据库容量不可同日而语。

　　二、档案管理存在问题

　　(一)档案管理的信息化工作重视不够

　　档案管理的信息化工作需要工作管理人员去实现，反观今天管理人员的态度存在重视度不够的现象，这一现象大大限制了档案信息化工作的进一步开展，不能正视档案信息化带来的优势，就不能推动档案信息化工作的进程。一方面档案资料的数据庞多，仅靠人工录入，耗时耗力，来不及归档的现象大大存在，另一方面计算机的使用也是管理人员的一大弊端，很多档案整理人员年岁已大，接触计算机较晚，网络办公技术生疏，领导也不懂得计算机智能体系的运用，采取旧式传统的办公理念方法，举步维艰。

　　(二)计算机信息化流于形式，缺乏大规模应用

　　管理人员对档案管理信息化轻视，再加上一些观念保守的工作人员对计算机带来的便利视而不见，上级领导在安排进行计算机信息档案整理时并不严谨，从而使得计算机信息化流于形式，难以形成大规模的应用模式。我们必须要正视将档案进行信息化的保存，传统的档案管理模式已很难适应市场经济发展的需要，可以说档案管理信息化已经是一种大势所趋。随着工作人员的更新换代，计算机信息化流于形式的情况持续不了多久。在档案管理更新换代中也有着互相推诿的情况，下级推到上级，上级不重视，最终让计算机应用流于形式，不能够大规模的应用。

　　(三)应用手段较低，水平不足

　　计算机档案管理信息化流于形式、管理人员墨守成规不接受新的事物、上级领导对档案信息管理化的轻视，最终导致即便是我们在工作学习中应用了档案信息化，也无法与高效、快速、便捷这三个优点挂钩，再加上管理档案人员一般为保守人员，对计算机信息化学习性不高，不能适应高新科技带来的变化，水平自然也就低下。计算机更新换代速度之快是难以想象的，所以上述问题必然导致档案管理所使用的计算机性能低下，计算机中的软件硬件均为较低水平，是难以支撑高效的档案管理。

　　三、计算机技术在档案信息化管理中的应用

　　(一)加强档案信息化管理的重视程度

　　提高档案管理人员的意识，加强对于档案信息化管理的重视程度，不仅是从业人员，领导也要改变观念，从上而下的重视起来，做好岗前培训，招聘对口专业的职员，在岗期间不断加强学习相关知识，做好大数据时代档案管理的信息化工程工作，改变消极怠工的态度，知行合一的运用到如今的档案信息化管理工作中去。

　　(二)加强信息化管理的实际应用，避免流于形式

　　一是必须让管理档案的工作人员以及上级管理人员真切体会到计算机信息化的便利，以真正的高效性、便捷性打动墨守成规的管理人员，让他们对计算机信息化从内心不再抵触。传统档案存在着人工工作、效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等缺点，我们就针对这些缺点下手，让懂技术的新型信息化人才手把手帮助不理解的工作人员进行学习，从而更好地从事档案的收集和编撰工作，提高工作学习效率。

　　二是开设学习培训讲座，宣传信息化管理的优势，让保守人员明白自己墨守成规是毫无意义的，信息化管理已经是大势所趋，不学习就会被淘汰。信息化更是实现国家信息工程的重要步骤，进行档案信息化也是为与其他档案管理平台更好的进行汇总沟通，从而让档案管理更加集中。

　　四、结语

　　档案管理信息化建设，在大数据智能时代的背景下，显得尤为重要，因此完成好这项工作，是网络时代档案管理的新要求，一靠领导以及管理人员的重视和计算机素质水平得以实现，二靠先进的系统技术和设备作为基础，建设纵横发展交错的传输网络，三靠充足的资金，招聘对口人才，培训从业人员，购入尖端设备。

　　参考文献：

　　[1]段园园.网络时代高校档案信息化建设[J].智库时代，2019(43)：111+116.

　　[2]周本仙.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].科技创新与应用，2019(30)：193-194.

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