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企业会计电算化处理中用友ERP软件的运用

时间:2018-10-24分类:会计审计

  以京马电机有限公司为例, 基于用友U8软件对会计电算化ERP软件的运用进行分析, 首先阐述当前会计电算化与ERP软件普及情况, 其次分析用友U8软件应用中存在的问题, 最后从预算控制、备查核算两方面提出建议, 希望能够切实提高企业管理水平。

会计与经济研究

  《会计与经济研究》(双月刊)1983年创刊,(原名《上海立信会计学院学报》)是由上海市教委主管、上海立信会计学院主办的以会计为主、贸易金融经济为辅的财经类学术期刊。以“跟踪理论前沿、注重原创研究、提倡学术争鸣”为办刊理念,突出学术性、创新性和专业性,致力于打造成国内外会计及经济贸易领域的一流学术期刊。

  1、会计电算化与ERP软件的普及

  会计电算化在我国已经普及了很长时间, 在财政部门的领导下, 会计电算化市场规模不断扩大, 为会计软件的开发提供了有利环境[1].

  会计电算化相关软件在企业中的应用, 满足了企业内部的管理信息化需求, ERP这一新概念得到认可。从1998年开始, 我国软件行业协会财务、企业管理软件分会宣布将行业领域扩展到企业管理软件, 并在这之后开始了ERP软件研究与开发, 用友U8便是其中一款成功的产品。用友ERP-U8的普及, 是企业ERP软件应用的前提, 使财务、会计以及管理工作更高效率地进行, 推动企业发展。

  2、用友U8操作需注意问题

  2.1 出纳操作问题

  第一, 软件设置存在错误, 出纳没有相应的权限。第二, 实际操作过程中, 个别工作人员所建账套并没有赋予对应的权限, 导致赋权出现偏差, 影响出纳人员操作。

  解决这一问题, 需要做到以下几点:第一, 选择左侧用户, 随后再选择右侧需要的赋权账套;抑或是按照账套、用户的顺序进行选择, 必须要使用户赋权于对应的账套。若问题的原因并非是第一个, 则要对会计科目设置进行检查, 也就是会计科目设置是否存在指定会计科目, 若指定则要保证操作的准确性。有时操作人员会将现金和银行存款指定于现金科目, 或全部存放在银行存款科目[2].

  若原因不是以上两种, 那么改正人员便要对记账操作进行检查, 个别出纳人员已经完成了结账工作, 这时如果使用用友软件, 按照软件程序第一步为出纳签字, 随后是记账、结账。这期间如果出现问题, 原因是操作人员并没有完全了解用友财务软件流程, 这时进行结账操作需要先将结账取消[3].第一, 以账套主管身份登录软件;第二, 按照期末--结账的顺序进行操作, 确定反结账月份, 同时按CTRL+SHIFT+F6键将结账取消;第三, 取消记账, 同样需要登录账套主管账号, 按照期末-对账-CTRL+H顺序操作, 这时界面便会显示恢复记账前账套己经激活, 使用鼠标单击凭证下恢复记账前账套, 并选择最后一次记账便可以完成操作。

  2.2 报表模板问题

  第一, 期初余额试算平衡, 由其所生成的资产负债表却显示期初资产与期初权益合计不相等。根本原因是操作人员在输入期初余额的过程中位置出现错误, 报表模板并未获取到相关数据。比如, 期初余额同年利润涉及到非常多的明细科目, 然而资产负债表却只是选择了没有分配利润的数据, 加上并未将其填写在相应科目中, 从而导致资产负债表数没有获取数据[4].另外一种可能则是出现了新增会计科目, 但资产负债表公式却没有变化, 比如, 无形资产摊销这一操作, 用友软件中并没有对应的预设累计摊销会计科目, 必须要设置。资产负债表无形资产预设公式并未将累计摊销值减去, 致使资产负债表内无形资产期初结果存在错误。

  第二, 期末资产与期末权益合计不相等。导致这一问题的原因在于增设了会计科目, 却没有将资产负债表内的公式进行调整, 与第一种状况一致。此外, 工作人员面对制造费用没有将其全额结转到生产成本中。用友U8的资产负债表存货科目取数中不包含制造费用余额, 若该问题得不到解决, 便会使存货数据取数存在缺失。

  第三, 用友U8软件应用过程中, 记账是生成报表的前提, 且这一环节缺一不可, 若记账缺失, 便会导致报表无法获取期末数。

  3、基于用友U8分析会计电算化ERP软件应用

  3.1 加大预算控制力度

  企业通过用友ERP软件开展会计电算化工作, 进行账务工作处理的过程中必须做好预算控制, 具体包括销售与采购两科的月费用计算额度确定 (不包括工资) , 具体数额为13万与17万, 保证随时提供这两科的经费使用状况, 并且在超计划报销允许范围内。

  (1) 增设“计划支出”会计科目, 并在会计科目成本类中设置“计划支出--预算总额”“计划支出--预算明细”科目, 将其同时设置成“项目核算”.在项目目录中新设“预算”大类, 将“预算明细”归纳到“预算大类”中, 并且核算科目, 同时还要在项目目录中设置101销售科、102采购科[5].

  (2) 分析财务。第一, 将财务会计、财务分析、基础设置、系统菜单等归纳到“精细预算”科目中;第二, 对于预算数和项目预算这两个科目需要进行项目预算处理;第三, 保证项目预算数编制合理性, 并且输入到部门预算金额中。

  (3) 做好部门预算控制设置工作。针对财务会计、总账、设置以及选项、凭证这些项目不能勾选“超预算允许保存”, 需要选择“预算控制”.

  (4) 业务处理。第一, 一旦下发经费, 需要填写预算总额凭证, 借:计划支出--预算总额460 000;贷:计划支出--预算明细 (销售科) 180 000, 计划支出--预算明细 (采购科) 170 000.

  第二, 若后续处理过程中出现经济业务, 与预算控制部门相关的费用, 需要在正常费用支出的基础上做好计划支出分录。比如, 该公司的一笔经济业务, 其中需要支付的产品费用为35万元, 需要录入凭证, “计划支出--预算明细”科目即录入35万元, 如果超出预算额度15万元, 这时管理系统便会预警超预算数, 无法完成凭证录入操作。这样一来, 可以提醒制单人员着重控制部门经费。

  3.2 重点展开备查核算工作

  京马电机有限公司中有关会计业务的处理, 对于“主营业务收入”这类会计科目进行项目核算, 凭证填写时只注明金额, 没有同时将单位数量等其他信息一并填写, 导致信息录入时存在困难。下面以机床备查账操作流程为例展开分析:第一, 设置表结构界面;第二, 按照相应顺序录入名称、单位、数量、单价以及具体金额;第三, 点击设置选项, 随后按照基础档案、财务、备查科目设置的顺序进行操作, 最后点击科目“主营业务收入”, 勾选名称、单位、数量、单价、金额, 将其作为已选项目;第四, 将实训材料中的具体业务当作记账凭证填写范例。由于“主营业务收入”科目设置之前已经被归纳到项目核算中, 所以在录入凭证时, 进行到“主营业务收入”这一项时, 系统便会提出“辅助项录入”申请, 这时选择具体的项目名称, 在“辅助明细”选项中将金额录入。在填制凭证操作界面点击“备查”选项, 完善备查资料, 如此便完成了业务凭证录入工作。将鼠标放置于金额栏, 凭证下侧的备注栏便会提示提示项目的具体名称[6].

  除此之外, 使用鼠标单击“备查”选项, 就能够顺利查到与“主营业务收入”科目相关的所有产品名称、数量、金额以及价格等诸多信息。

  4、结语

  企业中应用用友U8+ERP的方式处理会计电算化工作, 一方面可以提高企业管理水平, 另一方面能够加快普及会计电算化与相关软件, 这对于企业发展而言有重要意义。

  参考文献

  [1]刘莎, 梅金萍, 李春奎, 等。ERP软件在制造型企业中实施效果最大化的对策研究--以易飞ERP软件在邦柯公司的应用为例[J].物流工程与管理, 2018, 40 (7) :133-136.

  [2]尹美娜。我国会计电算化软件应用问题及对策研究[J].黑龙江科学, 2016, 7 (10) :30-31, 34.

  [3]王柯。基于我国制造类企业的ERP应用现状研究[J].特区经济, 2016 (4) :160-162.

  [4]武花勇。当前企业会计电算化应用中存在的问题及其建议[J].电脑知识与技术, 2016, 12 (4) :158-159.

  [5]白亚哲。浅析ERP在会计领域应用中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2015 (12) :80-81.

  [6]贺荣。浅谈国内外ERP软件中会计凭证管理的应用[J].中国集体经济, 2015 (15) :132-133.

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