摘要：信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式,促使了各个行业的变革,档案作为国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源,具有重要的社会价值和经济价值。本论文首先论述了档案信息化管理的必要性，重点论述了应该如何实现档案管理信息化管理。
关键字：档案管理 档案信息化 档案数字化
Abstract: with the wide application of information technology has changed people's way of life, make each industry change, archives of national economic and social development as a fundamental strategic information resources, have important social value and economic value. This paper first discusses the necessity of the archive information management, discusses how to realize the information management of archives management should be.
Keywords: digital archives archives management of archives information
档案管理工作是各级行政机关单位的一项重要工作。随着经济和社会的发展，基层行政机关档案管理工作也发生了质的飞越，从纸制档制向电子档案的过渡，由单一保管模式到如今的多元化保管模式的转变，档案人员素质和专业水平的整体水平日益提高。如何适应信息化发展需要,借助信息化手段进行有效管理和充分利用是一个至关重要的问题。
一、档案信息化管理的优越性
1.1信息化档案管理新特点
目前我国大多数机关、企业的档案信息主要都是以纸制的实物形式保存的，而随着档案内容的进一步拓展，档案的内容、及存在形式已经发生了质的变化，已经远远超出了传统档案的范畴。尤其是在我国实施了《电子签名法》之后，出现了具有法律效力的、完全脱离了纸制形式的电子文件。档案的内容及存在形式由纸制等实物形式扩展到以电子产品为依托的电子文件等虚拟形式，从文字、图片等静态资料扩展到音频、视频等动态资料。
1.2档案信息化管理的优越性
由于档案的特殊性，档案必需要长期保存，为避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，提高存储环境，且不计算每年大量投入保管文档的经费，我们还不得不有的文档损失担忧，因为这些档案是没有备份的。但由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用上都带来管理上的极大困扰。而档案信息化管理则可以解决这个问题，信息化是当今世界社会和经济发展一大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，实现科学开发档案信息资源的关键条件就是现代信息技术。
二、如何实现档案管理信息化管理
2.1更新观念，增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
2.2配备统一的信息化设备
档案管理信息化管理就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，就是将纸质档案信息转化为数字化信息，毫无疑问，要实现这一点，必须依靠网络，前提是必须配备统一的信息化设备。
实现计算机管理系统在档案部门的全覆盖。要为企业发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用现有的计算机档案管理系统可以实现：对档案信息自动编目以及检索、对档案进行自动全文存储以及检索、档案业务及工作管理、计算机辅助立卷、档案的自动标引，以及对文档信息系统的一体化管理等。
采用高容量载体对档案信息进行存储。随着单位的档案数量的逐步增加，档案部门有时也面临比较大的库房压力，以及对于之前档案的自然老化以及不可避免的损害难题，这就需要运用大容量的载体对档案信息进行存储。我们可以运用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统进行档案的存储，通过以上方式可以有效解决档案信息存储难的问题。此种方式在解决存储容量的同时也能使相关 工作部门提高工作效率。
2.3建立规范的管理机制
为明晰档案信息管理工作的相关责任，保障网络以及档案数据的安全运行，应从实际出发，结合实际建立规范的管理机制，这其中主要包括对档案管理制度以及管理标准的管理。
2.3.1对档案管理制度进行改革
相关档案管理部门应根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的具体要求，制定适应当前形势的档案信息管理制度。一是完善档案管理业务的整个流程以及相关的技术规范，对电子档案工作这具体环节和步骤进行细化并仔细研究;二是制定必要的相关措施，保证对档案特别对电子文件和电子档案的安全和完整，可以适当做一下档案信息的备份工作，着重加强对电子档案的还原系统的研究。
2.3.2统一档案管理标准
标准规范化是档案信息管理的一个重要环节。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，。如果没有相关标准，档案数据库中的信息资源就无法正常建立;如果档案部门没有统一的标准去规范行为，而是各搞一套，自成体系，那么也将导致档案信息网络无法畅通，更不要谈到档案信息的资源共享了。
2.4档案资源数字化
档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。 随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，企业档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，数字档案馆将是企业重要的信息资源中心和管理系统，将成为信息时代企业发展与竞争的信息源泉和核心内容，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为企业提供更高层次和更具价值的信息服务。
三、结束语
企业档案信息化是适应企业档案管理发展的必然要求，是一个综合性很强的系统工程，是一项任务烦重的工作，信息化的实现不是档案部门一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要整个公司的管理人员的积极参与与配合。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案部门只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时刊发展的需要，更好地服务社会。
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