基于高等学校固定资产管理系统的研究

　　摘 要：固定资产是教育资源的重要组成部分。随着信息时代的来临，学校固定资产也已经进入了信息化管理时代。如何运用信息化技术对学校固定资产进行高效管理，使之满足高校的建设发展需要，是值得探讨的问题。文章以实践者的角度对完善高校固定资产管理的方案及学校固定资产管理系统进行探究与分析，其目的在于解决固定资产与科技如何相融合的问题。

　　关键词：高等学校;固定资产;资产管理系统

　　1 加强和完善高等学校固定资产管理系统的必要性

　　高校固定资产是保障学校的教学、科研、管理等各项活动顺利开展的物质基础条件。近年来，随着我国高等学校教育规模的迅速发展壮大，固定资产数量也越来越多。同时，资产构成也日趋复杂，管理难度也越来越大。如何做好资产精细化管理现已成为高校普遍面临的共同课题[1]。

　　许多学校为了满足扩招、创建示范性院校等需要，加大了对教学设备、实验室、宿舍等地方固定资产的投入，随着学校的不断发展壮大，占用、拥有的资产规模日益庞大，种类越来越丰富，管理难度越来越大，管理要求也越来越高。

　　随着计算机与信息技术不断地发展，使用过去的人工管理或单一计算机的方式来管理资产，消耗了大量的人力、物力，各种管理信息也不能共享，不能适应高校日益增长的信息化需要。目前，信息化的工作已在各个高校开展得如火如荼，特别在日益庞大的高校固定资产管理方面，如何利用信息化将高校固定资产管理资源信息共享，达到节约人力、物力，提炼管理效果、提高资产利用率、盘活资产，使资产增值最大化是重要的课题[2]。

　　2 高等学校固定资产管理的主要问题

　　我国高等教育近年来发展迅猛，高等学校占有、使用的固定资产规模急剧膨胀，其构成日趋复杂，管理难度越来越大。而高校固定资产管理工作一直是高校管理的一个薄弱环节，管理基础工作不够规范，资产安全控制体系尚不完善，家底不清、帐帐、帐实不符、资产流失的现象在不少的学校依然存在[3]。

　　资产管理对校方决策、科研活动和教育教学的影响日益增强，重要性不言而喻。然而，一直以来资产管理没有跟上院校的发展步伐，并且一直是院校相对薄弱的环节，所存在的问题比较多和广，主要表现在4个方面：

　　(1)资产登记的延时性。学校的资产管理受到办公地点的限制，分布在各个楼栋的资产如果被借出或者归还时，工作人员没有回到办公室马上进行登记，很可能导致遗忘。

　　(2)资产管理的低效性。各部门对学校固定资产管理各自为政，资产管理效率十分低下。由于没有固定人员对资产进行管理，资产入账往往口径不一，在日常的管理过程中，易出现错误与混乱。

　　(3)资产管理人员分配的随意性。学校资产管理活动均未统一纳入由某一个部门来管理，从事资产管理工作的往往为兼职人员，或者上级临时安排，无专门从事资产管理的人员，这些使得资产管理人员流动性较大。与此同时，由于缺乏资产管理等办事条例和解决办法，各资产管理人员都按照自己的习惯对资产进行管理，导致资产管理的随意性较大。

　　(4)学校对资产管理的低重视性。学校资产管理长期不受到重视、投入管理的经费相对较少，并且原有的单机式资产管理软件无法实时共享仪器等信息，导致资产管理人员需要自己收集、录入相关资产数据，这样一来工作效率变低、出错率也高，常常导致账目与录入信息不相符。在此基础上，学校缺乏对资产人员的工作实施绩效考核制度，使得准确、精准地管理学校固定资产难度加大。

　　3 高效管理高等学校固定资产的对策

　　3.1 人员管理模式

　　对于学校固定资产管理的人员安排需要遵循“统一领导、分级负责、责任到人”。

　　资产处、财务处、后勤处、信息中心等部门需要协调统一工作，每年定时、定点、定人员，下到教学楼、实验室、办事场、寝室进行学校固定资产的盘点。盘点时应先制定计划，确立目标，然后再规范、有序地进行学校固定资产盘点等操作。

　　3.2 搭建高等学校固定资产管理系统

　　充分利用网络技术改造现有的资产管理系统实现高校资产管理的网络化和办公自动化，并最终建立一个通用的资产管理系统成为高校实现跨越式发展的重点之一[4]。

　　要想高效地进行学校固定资产的盘点，少不了“利器”—高等学校固定资产管理系统。如何搭建学校固定资产管理系统又是解决高效盘点、管理学校固定资产的关键。

　　进行固定资产管理的关键就是高效地登记、调取相关资产的各种信息，比如：金额、数量、出厂日期、资产编号、制造产商、资产名称等。

　　在建立系统之初，需要对系统的主要功能进行分析，即该系统需要具备哪些基本功能，下面是对其主要功能的介绍。

　　从用户操作界面，能手动输入信息、功能菜单点击、APP查询、录入、删除等几种操作方式角度上来看。总结出该系统的用户应该具有以下功能：

　　(1)固定资产的添加。在系统中添加相关资产的信息。例如，资产名称、数量、制造商、出厂日期、金额、资产编号、说明、资产部门、仓库、入库人员。

　　(2)固定资产信息查询。在系统中查询相关资产的信息。例如，可以利用资产部门进行查询，只要输入部门名称就可以查询到相关资产信息。还可以根据资产编号进行精确查询。

　　(3)固定资产借还信息查询。通过该窗口可以对资产的借还状态进行查询。例如，可以大范围查询，按照归还状态进行查询、按照部门进行查询、按照资产名称进行查询。可以精确查询，按照固定资产编号进行查询

　　(4)固定資产的修改。对固定资产相关信息进行修改。例如，金额、数量、出厂日期、资产编号、制造产商、资产名称、资产编号、说明、资产部门、仓库、入库人员。

　　(5)固定资产的借还状态。对固定资产的相关状态进行显示。例如，租借日期、拟还日期、租借数量、租借人、资产名称、归还状态、相关说明、生成流水号、租借部门和公司、所属仓库、所属部门、批准人。

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