电子档案双套制管理现况及问题

　　这篇档案工程师职称论文发表了电子档案双套制管理现况及问题，什么是电子档案双套制的概念呢?这是在人们日常生活中进行档案管理的最常见的方式，论文对电子档案双套制管理的问题展开了一系列的相关研究。分析了电子档案双套制管理的现状，针对其中存在的问题，给出了具体的解决方案和对策。

　　关键词:档案工程师职称论文,电子档案,双套制

　　引言

　　当今社会，信息化技术在人们的日常生活中的应用越来越普遍，信息资源逐步向数字化趋势发展，信息资源的共享也越来越方便，在人们的日常生活和工作中大量的电子档案不断地产生，电子档案与纸质档案并存。这样在电子档案的管理工作上就形成了一种内容相同而载体不同的电子档案双套制管理方式，这种电子档案管理现状给目前的档案工作与档案学研究带来了全新的研究课题。因此，档案工作者必须要深刻认识当前电子档案双套制的管理现状，并在工作中正确处理电子档案与纸质档案二者之间的关系，做好电子档案双套制管理的工作，尤其是要重视对电子文件的管理。

　　1电子档案双套制管理的概念

　　电子档案的双套制管理指的是在电子档案的管理上，采用纸质文档和电子文档相结合的电子档案管理方式，即纸质文档和电子文档并存的双套制管理方式。纸质文档和电子文档是电子档案双套制管理的两种不同的载体形式，二者虽然在内容上是相同的，但是在涉及到的信息技术和管理方式上却存在着较大的差异。电子文档是充分利用信息化技术的产物，电子文档以主要是数码或符号的形式在一定的信息设备中进行保存，这些信息设备主要包括磁带、硬盘、光碟等，它们都需要借助相关的计算机设备等来进行查阅和处理。但是电子档案对档案管理工作者的素质有着更高的要求，它需要电子档案管理工作者有较熟练的计算机设备操作技术水平、网络技术水平和安全管理技术知识水平。电子文档比纸质文档的信息共享性更强大，电子文档可以通过计算机设备和网络技术在全球范围内进行传递，允许多用户同时进行查阅，突破了时空的限制，方便了大范围内的档案资源的共享，而纸质文档不能达到这样的效果;相比于传统的存储介质，这种信息化设备存储量大，且容易携带，但是其稳定性不如纸质文档的载体好，容易损坏和丢失。

　　2电子档案双套制管理的现状与问题

　　2.1电子档案双套制管理的现状

　　目前，大多数的机关单位、事业单位和企业单位对电子档案的双套制管理不够重视。这些单位在档案的管理上主要是以形成电子文档和纸质文档为主，其中有些文档的形式只有电子文档的形式，并没有相应的纸质文档形式，例如数据库等;也有一些文件在保存的过程中制作了电子文档，但是在形成纸质文档后就将电子文档删除了，只保存了文件的纸质文档形式;还有一些文件是以纸质文档和电子文档的形式同时保存的。这些单位在保存纸质文档和电子文档时采取的保存方法也不一样，主要是相关部门将电子档案以纸张和信息化设备这两种不同的载体进行双重备份制作，然后再对它们分别进行归档移交，从而就形成了两种载体保存同一内容的档案，即对电子档案进行双套制的管理。电子档案是否有必要进行双套制管理一直是人们在档案研究中不断讨论的问题，纸质档案纵然重要，但当前有很多档案工作者在从事档案管理的工作中已经认可了电子文件所具有的的档案价值，也对电子档案进行双套制管理有了一定的支持。这主要是考虑到法律涉及的问题，当前电子档案的法律效力还不能完全实现，这一点无法与具有较高法律效力的纸质档案相比。换句话说，电子档案的法律效力在没有被完全认可之前，纸质档案是不会被人们所摒弃的，因此，有很多单位机构都倾向于采用这种电子档案双套制的管理方式。

　　2.2电子档案双套制管理存在的问题

　　1)电子档案双套制管理过程中对资源的利用存在较大的浪费。众所周知，无纸化办公可以节约大量的资源成本并能够提升一定的工作效率。但是，电子档案双套制管理在传统办公的基础之上，又增加了一个信息系统处理过程。这个信息系统的构建需要大量的硬件设施和研发成本，工作人员既要对电子文档进行归档，还要对纸质文档进行归档，从而造成了资源未得到节省、纸张也依旧浪费的现象，经费的开支很大。2)很多电子文件在归档时无法制作成纸质版本。电子公文可以很容易地被制作成纸质形式，只需要打印出来就行，但电子公文仅仅是电子文件中的一小部分内容。在信息化的社会中图形、录像、声音、和数据等正在逐渐增多，这些电子文件中有些根本无法被制作成纸质形式或者缩微胶卷版本，比如数据文件、矢量图和影音资料等。3)电子档案双套制管理存在电子档案法律凭证混乱的现象。单位机构在对电子档案进行双套制管理时，一般是将电子文档打印出来进行归档，这种纸质文档与电子文档只是载体不同，这就会导致电子档案的法律效力凭证性混乱，从而产生哪个是档案，哪个具有法律效力的问题。还有电子文档是通过信息设备流转来完成办理的，所以电子档案的纸质版本只能显示出电子文档的内容，而不能说明其完整的办理流程，法律对这种不完整电子文档的效力的认可是存在一定问题的。

　　3电子文件管理的防范措施

　　电子文件的管理一方面需要完善的信息安全技术提供支持，另一方面需要健全的管理措施来确保管理工作的有效实施。电子文件的管理是一个复杂的过程，电子文件需要经过形成、处理、归档、保存、传递和利用等诸多环节，在其中任何一个环节中都可能出现信息被更改或文件丢失的情况。因此，档案管理机构采取有效的电子文件管理的防范措施是十分重要的。为了加强对电子文件的管理，可以从以下两个方面入手。

　　3.1加强对电子文件制作和工作人员的管理

　　电子文件是由人创作出来的，在电子文件的管理上这一点是不容忽视的。电子文件的形成、处理、归档、保存、传递和使用等环节均是通过人的操作来完成的，因此，加强对电子文件制作和工作人员的管理是十分必要的。从事电子文件制作和工作的人员必须要有强烈的责任心，在做好自己本职工作的同时，要提升自己的思想觉悟和保密意识，做到尊重档案、保护档案。此外，档案工作人员必须具有较高的专业素质和知识素质，一方面要坚持维护档案的完整性和安全性，这包括档案载体的完整安全和档案内容的完整安全，同时要保证档案保管整齐规范、方便查阅;另一方面要充分利用自己所学的知识，积极适应档案管理技术和档案管理事业的发展。

　　3.2建立电子文件管理制度

　　电子文件的管理工作涉及的环节比较多，无论哪个环节出现问题，都会导致电子文件的原始性、安全性和真实性受到威胁，建立健全的电子文件管理制度是避免此类问题出现的有效措施。建立电子文件管理制度需要明确电子文件管理的各个环节的职责和要求，建立起严格的使用制度、归档制度、保存制度和制作制度。特别是要将电子文件与纸质文件区别开来，注意到二者归档范围和归档要求的不同，工作人员在归档时要做好相应的检查工作，并明确不合格档案的处理措施。此外还要严格要求电子文件的载体，相关的保护措施一定要完善，并及时消除一些危害电子档案安全的隐患。

　　4结语

　　信息化技术的进步带动了电子档案双套制管理的发展，但是目前电子档案双套制管理还存在着不少的问题，尤其是将大量原生的电子文件转换为纸质文档造成了资源和人力的巨大浪费，还有一些电子文件无法实现向纸质形式的转换。因此，电子档案双套制管理问题需要进一步的改进，这些不足还需要依赖技术的发展和长期的实践。

　　参考文献:

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　　[2]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理:问题与思考[J].档案学研究，2015(2):28-37.

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　　[4]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002(1):38-40.

　　作者：黄杨杨 单位：广东省天井山林场

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